Solutions — Cabinets, cliniques et praticiens libéraux
Qui répond au téléphone pendant que vous êtes avec un patient ?
Quelqu’un n’a pas dormi de la nuit à cause d’une dent et appelle votre cabinet à huit heures. À cette heure-là, vous avez déjà enfilé vos gants : l’agent l’inscrit au premier créneau libre. Ce qui l’amène, il vous le racontera au fauteuil.
- Pour qui
- Dentistes, médecins, physiothérapeutes, psychologues, vétérinaires, opticiens, laboratoires
Le problème
Là où l’argent se perd
Quatre situations où ce secteur perd le plus souvent un client. Vous en avez sans doute vécu au moins une cette semaine.
Une assistante, trois métiers
La même assistante aide au fauteuil, encaisse et répond au téléphone. Quand elle tient la canule d’aspiration, le téléphone peut sonner tant qu’il veut. L’agent prend le téléphone, et elle reste auprès du patient.
L’urgence, après la fermeture
Une rage de dents ne regarde pas l’heure, et un chien ne boite pas qu’en semaine. Selon les règles que vous avez fixées, l’agent repère un appel qui semble urgent et le transfère au numéro que vous avez choisi, ou vous envoie aussitôt un message par e-mail. Lui-même n’évalue rien et ne donne aucun conseil.
Des questions qui n’ont pas besoin d’un médecin
Combien coûte une consultation, faut-il passer d’abord par son médecin traitant, faut-il venir à jeun pour la prise de sang, êtes-vous ouverts le samedi, recevez-vous les enfants. Les réponses n’ont pas changé depuis des années, et pourtant elles prennent plusieurs heures par semaine au téléphone.
Le patient qui ne vient pas
Une heure vide chez le spécialiste, le psychothérapeute ou en physiothérapie, personne ne la rattrape. La confirmation et le rappel de la veille arrivent par e-mail et sur WhatsApp, avec un lien d’annulation. Qui ne peut pas venir annule à temps, et quelqu’un d’autre prend le créneau.
Exemple de conversation
Ce que ça donne au téléphone
Un appel ordinaire, comme celui qui vous arrive un mardi vers midi.
Bonjour, j’ai mal à une dent depuis deux jours. Vous auriez quelque chose aujourd’hui ?
Je suis désolé que vous ayez mal. Il y a un créneau aujourd’hui à 14 h 15 avec le docteur Pavlović. Cela vous convient ?
Oui, le plus tôt sera le mieux.
Je vous inscris aujourd’hui à 14 h 15. Donnez-moi juste votre nom et votre prénom.
Dragana Kostić. Le numéro, c’est celui d’où j’appelle.
Ce que fait l’agent
Ce dont il vous décharge
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
L’agent donne-t-il des conseils médicaux ?
Non. Pour un rendez-vous, il ne demande que le nom, le numéro, la prestation et l’heure, et ne pose pas de questions sur les symptômes ou le diagnostic. Il ne recommande ni médicament ni traitement, ni pour les personnes ni pour les animaux. Toute question médicale, il vous la transmet, sous forme de message ou d’appel transféré.
Qu’en est-il des données des patients ?
Pour un rendez-vous, l’agent ne demande que le nom, le numéro de téléphone, la prestation et l’heure. Si un patient évoque lui-même ses symptômes, cela reste dans l’enregistrement et la transcription, auxquels seuls vous et nous avons accès et que nous supprimons au bout de 90 jours. Avec les cabinets médicaux, nous signons un accord de traitement des données.
Écoutez comment l’agent parlerait à vos patients.
Appelez l’agent de démonstration depuis votre navigateur, et lors d’un court appel vidéo nous vous montrons comment nous le configurerions pour vous. Ensuite, à vous de juger.