Juridique

Politique de confidentialité

Nicra traite des conversations téléphoniques, des conversations par chat et des données de réservation pour le compte de ses clients. Ce document décrit précisément ce qui est collecté, pour quelle raison et pendant combien de temps les données sont conservées.

Dernière modification: octobre 2026
Contact: contact@nicra.ch

Responsable du traitement

L’entreprise qui utilise Nicra — cabinet, salon ou studio — est responsable des données des appelants. Nicra traite ces données sur ses instructions, en qualité de sous-traitant, et ne les utilise à aucune autre fin.

Données collectées

Le numéro de téléphone de l’appelant, l’enregistrement et la transcription de l’appel, un court résumé de la conversation, les messages du chat, les messages reçus par les canaux connectés (WhatsApp, e-mail, Instagram) avec l’identifiant de l’expéditeur (numéro de téléphone, adresse e-mail ou identifiant Instagram), les données relatives au rendez-vous pris (nom, numéro de téléphone, e-mail si le client en laisse un, prestation, horaire) ainsi que les données techniques de l’appel, telles que sa durée et son heure. Pour un rendez-vous, l’agent et le chatbot ne demandent que le nécessaire, mais l’enregistrement et la transcription contiennent tout ce qui a été dit pendant la conversation.

Information sur l’enregistrement

Au début de la conversation, l’agent indique que la conversation est enregistrée et, pour les entreprises de Croatie, État membre de l’Union européenne, qu’il est un assistant automatique. Il ne répond pas de manière inexacte lorsqu’on lui demande s’il est une personne. L’appelant peut demander à parler à une personne : l’agent transfère l’appel à l’entreprise ou prend un numéro pour qu’on le rappelle.

Lieu de conservation des données

La base de données et les fonctions serveur de Nicra se trouvent dans l’Union européenne (Supabase, Francfort, Allemagne), et le site et le tableau de bord fonctionnent sur des serveurs en Suisse (Infomaniak), par lesquels partent aussi nos e-mails. La parole, les modèles de langage et la voix des appels sont traités par Retell AI, OpenAI, Microsoft Azure et ElevenLabs, sur des serveurs aux États-Unis et dans l’UE, et les messages du chat par Anthropic, aux États-Unis. Les messages WhatsApp et Instagram transitent par Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.), et les e-mails du canal E-mail sont reçus et envoyés par Resend (Resend, Inc., États-Unis). Les enregistrements des appels sont conservés par Retell AI. Lorsque des données sont transférées hors de l’UE/EEE et de la Suisse, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de l’UE ou sur le cadre de protection des données UE–États-Unis. La liste complète des fournisseurs et de leur rôle figure dans l’accord de traitement des données. Les formulaires de contact et de démo, de candidature partenaire, de liste d’attente, d’inscription, de connexion et de réinitialisation du mot de passe sont protégés par Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), qui traite à cette occasion votre adresse IP et des données du navigateur pour bloquer les robots ; la base juridique est notre intérêt légitime à prévenir les abus (RGPD art. 6, par. 1, let. f, ZZPL serbe art. 12, al. 1, point 6, LPD suisse).

Durée de conservation

Nous conservons les enregistrements et transcriptions des appels ainsi que les messages du chat pendant 90 jours, puis nous les supprimons, chez nous comme chez notre fournisseur vocal. Dans le même délai, nous supprimons aussi le court résumé de la conversation s’il contient des données personnelles. La date, la durée et l’issue d’une conversation sont conservées pour le décompte des minutes. Les données relatives aux rendez-vous sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale avec le client.

Protection de l’essai gratuit

Pour que l’essai gratuit reste unique par compte et par adresse e-mail, lorsque vous ouvrez une entreprise, nous conservons une empreinte (un HMAC calculé avec une clé secrète) de votre adresse e-mail confirmée et du réseau (adresse IP), et lorsque vous indiquez le numéro fiscal, le site ou le lien Google Maps de l’entreprise, une empreinte de ces données aussi. Le numéro de téléphone que vous confirmez est conservé comme contact de l’entreprise tant que l’entreprise existe et, sous forme d’empreinte, pour la protection de l’essai ; les numéros simplement saisis (téléphone de l’entreprise, numéro de transfert) ne servent pas à cela. Nous n’utilisons pour cela ni cookies ni rien d’autre stocké sur votre appareil. Une empreinte est une donnée pseudonymisée : sans la clé secrète, que nous conservons séparément de la base de données, la donnée ne peut pas y être lue, et notre équipe voit seulement quel type de donnée correspond. Nous refusons automatiquement un essai uniquement lorsque le même compte a déjà eu un essai (sans limite de durée), que la même adresse e-mail confirmée en a eu un au cours des 13 derniers mois ou qu’une autre entreprise ayant eu un essai a saisi en premier le même numéro fiscal avec une clé de contrôle valide (tant que cette entreprise existe, sinon pendant 13 mois à compter de son essai) ; un numéro fiscal saisi pendant un essai n’y met fin que si l’autre entreprise l’a saisi en premier. Le même numéro confirmé retient seulement les minutes restantes jusqu’à une vérification, et le site, Google Maps, le réseau ainsi qu’un numéro fiscal dont la clé de contrôle n’est pas valide servent uniquement à signaler un essai pour qu’une personne l’examine. Votre compte, votre entreprise et vos données restent dans tous les cas, et vous pouvez choisir une formule tout de suite. Vous confirmez le numéro par un message WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) ou manuellement via le support ; la vérification anti-robot est assurée par Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), qui voit à cette occasion votre adresse IP et des données du navigateur. Lorsque des données sont transférées hors de l’UE/EEE, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de l’UE ou sur le cadre de protection des données UE–États-Unis. La base juridique est notre intérêt légitime à prévenir les abus (RGPD art. 6, par. 1, let. f, ZZPL serbe art. 12, al. 1, point 6, LPD suisse). Les empreintes et le numéro fiscal de l’enregistrement de l’essai sont effacés 13 mois après le début de l’essai et conservés jusque-là même si vous supprimez votre compte ou votre entreprise ; l’empreinte du réseau est effacée après 30 jours. Le fait qu’un compte a déjà eu un essai est conservé tant que le compte existe. Pour vous opposer ou demander qu’une personne réexamine une décision, utilisez le bouton « Demander une vérification » du tableau de bord ou écrivez à contact@nicra.ch.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de vos données. La demande est à adresser à l’entreprise qui utilise Nicra, ou à nous-mêmes à l’adresse contact@nicra.ch ; nous la transmettons alors au responsable du traitement.

Cookies

Sans vous le demander, nous n’utilisons que les cookies sans lesquels le site ne peut pas fonctionner : celui qui vous maintient connecté, celui qui mémorise l’entreprise sélectionnée dans votre compte, celui qui mémorise la langue choisie et celui qui mémorise votre choix sur les cookies (6 mois). Seulement si vous l’acceptez, le cookie nicra_ref retient pendant 90 jours le partenaire qui vous a recommandé, afin qu’il touche une commission si vous ouvrez un compte ; la base légale est votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment. Les réglages d’accessibilité et le fait que vous ayez fermé la fenêtre de la liste d’attente restent uniquement sur votre appareil et ne nous sont pas transmis. Pas de Google Analytics, pas de pixel Facebook, et aucun suivi sur d’autres sites. Vous pouvez modifier votre choix via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.

Données sensibles

L’agent ne demande ni diagnostic ni symptômes : pour un rendez-vous, il ne demande que le nom, le numéro de téléphone, la prestation et l’heure. Si l’appelant mentionne lui-même des données de santé, elles restent dans l’enregistrement et la transcription jusqu’à leur suppression, 90 jours après la conversation. Avec les établissements de santé, nous concluons un accord de traitement des données.

Le présent document est une version de travail ; il sera complété à l’issue d’un examen juridique, avant la signature des contrats avec les clients. Pour toute question dans l’intervalle, écrivez à contact@nicra.ch.