Rechtliches

Datenschutzerklärung

Nicra verarbeitet Telefongespräche, Chatgespräche und Buchungsdaten im Auftrag seiner Kunden. Hier ist beschrieben, welche Daten genau erhoben werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert werden.

Letzte Änderung: Oktober 2026
Kontakt: contact@nicra.ch

Wer für die Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher für die Daten der Anrufenden ist das Unternehmen, das Nicra nutzt – die Praxis, der Salon oder das Studio. Nicra verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter und verwendet sie für keine anderen Zwecke.

Welche Daten erhoben werden

Die Telefonnummer der anrufenden Person, Aufzeichnung und Transkript des Anrufs, eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs, Chatnachrichten, über verbundene Kanäle (WhatsApp, E-Mail, Instagram) empfangene Nachrichten samt Kennung des Absenders (Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Instagram-ID), Angaben zum gebuchten Termin (Name, Telefonnummer, E-Mail, falls der Kunde sie angibt, Leistung, Zeitpunkt) sowie technische Angaben zum Anruf wie Dauer und Uhrzeit. Für einen Termin fragen Assistent und Chatbot nur, was nötig ist, Aufzeichnung und Transkript enthalten aber alles, was im Gespräch gesagt wurde.

Hinweis auf die Aufzeichnung

Der Assistent teilt zu Beginn des Gesprächs mit, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und bei Unternehmen in Kroatien als EU-Mitgliedstaat auch, dass er ein automatisierter Assistent ist. Auf die Frage, ob er ein Mensch ist, antwortet er nicht unwahr. Die anrufende Person kann verlangen, mit einem Menschen zu sprechen: Der Assistent verbindet mit dem Unternehmen oder nimmt eine Nummer für einen Rückruf auf.

Wo die Daten gespeichert werden

Datenbank und Serverfunktionen von Nicra befinden sich in der Europäischen Union (Supabase, Frankfurt, Deutschland), Website und Dashboard laufen auf Servern in der Schweiz (Infomaniak), über die auch unsere E-Mails versendet werden. Sprache, Sprachmodelle und Stimme in Anrufen verarbeiten Retell AI, OpenAI, Microsoft Azure und ElevenLabs auf Servern in den USA und der EU, Chatnachrichten verarbeitet Anthropic in den USA. WhatsApp- und Instagram-Nachrichten laufen über Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.), E-Mails im Kanal E-Mail empfängt und versendet Resend (Resend, Inc., USA). Anrufaufzeichnungen speichert Retell AI. Werden Daten außerhalb der EU/des EWR und der Schweiz übermittelt, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework. Die vollständige Liste der Anbieter und ihrer Aufgaben steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Formulare für Kontakt und Demo, Partnerbewerbung, Warteliste, Registrierung, Anmeldung und Passwort-Zurücksetzung schützt Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), das dabei Ihre IP-Adresse und Browserdaten verarbeitet, um Bots abzuwehren; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 12 Abs. 1 Ziff. 6 des serbischen ZZPL, Schweizer DSG).

Wie lange die Daten gespeichert werden

Aufzeichnungen und Transkripte von Anrufen sowie Chatnachrichten bewahren wir 90 Tage auf und löschen sie dann, bei uns und bei unserem Sprachanbieter. Innerhalb derselben Frist löschen wir auch die kurze Gesprächszusammenfassung, wenn sie personenbezogene Daten enthält. Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis eines Gesprächs bleiben für die Minutenabrechnung erhalten. Termindaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden gespeichert.

Schutz des kostenlosen Testzeitraums

Damit es den kostenlosen Testzeitraum nur einmal pro Konto und pro E-Mail-Adresse gibt, speichern wir beim Eröffnen eines Betriebs einen Fingerabdruck (HMAC mit einem geheimen Schlüssel) Ihrer bestätigten E-Mail-Adresse und des Netzwerks (IP-Adresse), und wenn Sie Steuernummer, Website oder Google-Maps-Link des Betriebs eingeben, auch davon. Eine Telefonnummer, die Sie bestätigen, speichern wir als Kontakt des Betriebs, solange der Betrieb besteht, und – als Fingerabdruck – zum Schutz des Testzeitraums; Nummern, die Sie nur eintippen (Telefon des Betriebs, Weiterleitungsnummer), verwenden wir dafür nicht. Wir verwenden dafür keine Cookies und nichts anderes, das auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Ein Fingerabdruck ist ein pseudonymisiertes Datum: Ohne den geheimen Schlüssel, den wir getrennt von der Datenbank aufbewahren, lässt sich die Angabe daraus nicht lesen, und unser Team sieht nur, welche Art von Angabe übereinstimmt. Einen Testzeitraum lehnen wir automatisch nur ab, wenn dasselbe Konto bereits einen hatte (ohne zeitliche Grenze), dieselbe bestätigte E-Mail-Adresse in den letzten 13 Monaten einen hatte oder ein anderer Betrieb mit Testzeitraum dieselbe Steuernummer mit gültiger Prüfziffer zuerst eingetragen hat (solange dieser Betrieb besteht, sonst 13 Monate ab seinem Testzeitraum); eine während des Testzeitraums eingetragene Steuernummer beendet ihn nur, wenn der andere Betrieb sie zuerst eingetragen hat. Dieselbe bestätigte Telefonnummer hält nur die übrigen Minuten bis zu einer Prüfung zurück, und Website, Google Maps, Netzwerk sowie eine Steuernummer ohne gültige Prüfziffer dienen nur dazu, einen Testzeitraum für eine Prüfung durch einen Menschen zu markieren. Konto, Betrieb und Daten bleiben in jedem Fall erhalten, und Sie können sofort ein Paket wählen. Sie bestätigen die Nummer mit einer WhatsApp-Nachricht (Meta Platforms Ireland Ltd.) oder manuell über den Support; die Prüfung, dass Sie kein Roboter sind, übernimmt Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), das dabei Ihre IP-Adresse und Browserdaten sieht. Werden Daten außerhalb der EU/des EWR übermittelt, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 12 Abs. 1 Ziff. 6 des serbischen ZZPL, Schweizer DSG). Fingerabdrücke und die Steuernummer im Datensatz des Testzeitraums löschen wir 13 Monate nach dessen Beginn und bewahren sie bis dahin auch dann auf, wenn Sie Konto oder Betrieb löschen; den Fingerabdruck des Netzwerks löschen wir nach 30 Tagen. Dass ein Konto bereits einen Testzeitraum hatte, merken wir uns, solange das Konto besteht. Widerspruch oder eine Prüfung der Entscheidung durch einen Menschen verlangen Sie im Dashboard (Schaltfläche „Prüfung anfordern“) oder unter contact@nicra.ch.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Richten Sie Ihre Anfrage an das Unternehmen, das Nicra nutzt, oder an uns unter contact@nicra.ch; wir leiten sie an die verantwortliche Stelle weiter.

Cookies

Ohne nachzufragen verwenden wir nur Cookies, ohne die die Website nicht funktioniert: eines, das Sie angemeldet hält, eines, das sich merkt, welches Unternehmen Sie im Dashboard geöffnet haben, eines für die gewählte Sprache und eines, das Ihre Cookie-Auswahl speichert (6 Monate). Nur wenn Sie es erlauben, merkt sich das Cookie nicra_ref 90 Tage lang den Partner, der Sie empfohlen hat, damit er eine Provision erhält, wenn Sie ein Konto eröffnen; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Einstellungen zur Barrierefreiheit und dass Sie das Wartelisten-Fenster geschlossen haben, werden nur auf Ihrem Gerät gespeichert und nicht an uns übermittelt. Wir setzen weder Google Analytics noch das Facebook-Pixel ein und verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg. Ihre Auswahl ändern Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite.

Sensible Daten

Der Assistent fragt nicht nach Diagnose oder Beschwerden: Für einen Termin fragt er nur nach Namen, Telefonnummer, Leistung und Uhrzeit. Nennt die anrufende Person Gesundheitsdaten von sich aus, bleiben sie in Aufzeichnung und Transkript, bis diese 90 Tage nach dem Gespräch gelöscht werden. Mit Gesundheitseinrichtungen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Dieses Dokument ist eine Arbeitsfassung und wird vor der Unterzeichnung von Verträgen mit Kunden rechtlich geprüft und ergänzt. Fragen richten Sie bis dahin bitte an contact@nicra.ch.